Adopted by President’s Cabinet 8/27/19;
Revisions Adopted by President’s Cabinet 5/14/20
《十大正规网投平台》通过向公众提供信息来促进政府的开放 to public records without delay. 任何EGSC员工都可以收到公开记录请求; 因此，所有员工都应该熟悉这份材料. The Chief of Staff/Legal 十大正规网赌平台(学院)的顾问负责管理 学院对乔治亚州公开记录法案的遵守. The Chief of Staff/Legal 大律师力求使学院的公开记录合规程序方便易用; non-adversarial and open. 这一政策将指导收件人正确的程序 在收到公开记录要求后，解释他们的角色和职责 管理员和开放记录管理器对开放记录请求的响应.
程序 for Handling Open Records Requests
员工应该意识到，公开记录请求的发送者类型有很大的不同， the format and request name:
-
- 发件人:个人、雇员、律师、学生等.
- 形式:口头或书面(打印、传真、电子邮件或其他电子形式);
- 请求名称:信息请求、信息自由法、阳光法请求等.
请求不必遵循特定的格式，也不必提及乔治亚州公开赛记录 行为是有效的，并触发三天的回应期. 因此，任何收到口头或书面要求记录的大学员工都应该 i立即通知EGSC办公室主任/法律顾问，他是学院的负责人 Records Manager 478-289- 2165. 收到请求的员工不应该回应请求者，即使是 澄清，除非办公厅主任/法律顾问指示. 搜索, 检索、编校和复制所请求的文件通常需要耗费大量时间. 有些记录可能不会被公布，因为隐私法或法规禁止他们 释放. 因此，必须尽快转发开放记录请求 的资料会被送交参谋长/法律顾问审阅，以便进行评估 process to occur during this three-day period.
收到公开记录请求后，办公室主任/法律顾问(以下简称 开放档案经理(Open Records Manager)将执行以下初步评估任务:
-
- 直接与请求者联系以澄清请求并确定哪些记录 are responsive to the request;
- 请与负责该记录的管理员联系，确定是否存在 记录的存在，文件或数据的数量，以及搜索、检索、 redact (if necessary) and copy the records;
- 提醒所有联系的管理员响应的及时性要求 the confidential nature of the request;
- 根据USG政策，FERPA, HIPAA和其他规定，确定必要的修订 privacy acts and regulations;
- Determine whether any of the requested information is exempt from disclosure; and
- 确定学院对请求者的回应和制作的时间表 requested 文档.
如果记录是容易获得的，不是大量的和花费编辑 并复印记录不超过25美元*，管理员负责要求 记录将定位、复制、编辑并发送给开放记录经理. 公开记录管理员将再次提醒管理员保密要求 while performing this task. 开放记录经理负责确保文件的安全 必要时是否进行编辑，识别和保留豁免信息，并说明 在对请求者的答复中具有适用法律授权的披露豁免. 开放记录管理器将用适用的记录回复请求者 the three-day period. *乔治亚州公开记录法案允许复制收费 .10每 信件和法律大小的文件的页面和所有其他文件的实际复制费用. 存储介质的费用和工作人员在搜索中使用的时间也将收费 进行评估. 员工费用是根据有资格搜索的最低工资员工计算的， redact and assemble the 文档.
如果记录是大量的，全部或部分是不容易访问或其他情况 防止及时制作所有文件，开放记录经理将作出回应 在三天内发送给请求者，并提供响应的描述 记录，如果可能的话，生成可访问的响应记录，提供时间轴 对于何时剩余的记录将可用并同意提供响应 records or access thereto as soon as practicable. If the cost to provide the records 超过25美元，上述回应将包括估计费用. If estimated costs exceed $500, prepayment will be required. The Open Records Manager will defer 搜索 and 检索记录，直到请求人同意估计的费用，除非 请求人已在请求中声明愿意支付超过的金额 the estimated costs.
当在进行程序之前需要请求方的同意和/或付款时，在 收到相同的，开放记录管理员将通知相关管理员 收集记录，复印，修改并提供给开放记录经理. 开放记录管理员将按照上述流程进行回复.
法律事务办公室保留一份书面日志，以跟踪所有请求和回应 and related 文档. 该日志按财政年度保存，存放在办公室 of Legal Affairs. 这些记录是根据佐治亚大学系统保存的 记录保留时间表和乔治亚州公开记录法案.
How to Make an Open Records Request
Individuals Requesting Documents:
The Open Records Manager recommends using the Open Records Request 为m (PDF). 虽然不需要使用该表单，但它的目的是帮助请求者 提供足够的细节，以清楚地确定所需的记录. Please be advised that 有些记录可能不会被公布，因为隐私法或法规禁止他们 释放. You will 进行评估 a $.信件或法定尺寸的纸质副本每页10美元 文件，以及所有其他文件，制作副本的实际成本. 为 在数据存储设备上请求的信息，您将被收取实际费用 of the data storage media. 您还将被收取员工的小时率 谁在第一刻钟内检索和复制这些文件. The Open Records 经理将在完成请求之前与您联系并提供估算. 请参阅 以下常见问题，或联系办公室主任/法律顾问，开放 乔治亚州斯温斯伯勒大学圈131号十大正规网赌平台档案经理 30401; Telephone: 478-289-2165; cpattersonFREEOMNIUPDATE.
Frequently Asked Questions
What is the Georgia Open Records Act?
这是一项州法律，要求公开公共记录，供查阅
by any member of the public. 请访问乔治亚州总检察长办公室
Records page for more information http://law.ga.gov/
What is a public record?
公共记录包括几乎所有的文件、文件、信件、地图、书籍、磁带、
照片、基于计算机或生成的信息，或准备的类似材料;
在公共机关或机构的运作过程中维持或接收的.
私人为国家机构保存的记录和不为国家机构保存的记录
work site are subject to the law.
《十大正规网赌平台》适用于十大正规网赌平台吗?
是的; the Act applies to all public agencies.
Who may make a public records request?
任何公众人士均可要求查阅任何公共记录.
How can I make an Open Records Request?
如有要求，可向政府服务小组主任/法律顾问、公开档案经理、
十大正规网赌平台，学院圈131号，斯温斯伯勒，乔治亚州30401; cpattersonFREEOMNIUPDATE. A request form is provided for your convenience - Open Records Request 为m (PDF).
What is the purpose of the Open Records Act?
该法案的目的是鼓励公众获取政府信息和
通过向公众开放，保持公众对政府的信心.
根据《十大正规网投平台》，哪些记录可以免于披露?
《十大正规网投平台》中存在许多例外情况. Some of the common exemptions applicable
高等教育机构包括但不限于:
-
- 涉及个人隐私的医疗资料和其他资料;
- Records relating to pending investigations;
- 联邦政府要求保密的记录，如学生 education records; Trade secrets and certain information of a proprietary nature;
- 某些研究数据、记录或信息尚未发表、获得专利、 or otherwise publicly disseminated;
- Personal and financial information of donors;
- 向公共机构提交的与招聘有关的机密评估 of a public employee
人事档案和业绩评估是否应根据格鲁吉亚的规定予以披露
Open Records Act?
一般来说，人事档案中的大部分文件都必须公开，但是
there are exceptions. 人事档案中包含的文件，如果没有豁免，可以
一经编辑，在任何适用的时间限制后予以发布. Performance evaluations
may be disclosed after redaction. 编辑是指删除个人信息，如
如社会保险号、银行账户信息、医疗或保险信息，
等., from the document prior to disclosure.
我发送和接收的电子邮件是否需要根据《十大正规网投平台》进行披露?
是的，电子邮件是公开记录，不管主题是否与商业有关，如果
符合下列一项或多项标准:涉及国有企业
发送到大学账户(即使是在家里的私人电脑上)，他们是
发送到或通过学院设备，无论在哪里.
学院是否通知被披露记录中的员工?
学院的政策是通知员工的绩效评估或人事
文件已被要求，并正在根据该法案予以公布.
学院是否会向申请人收取副本的费用及职员的工作时间
搜索?
是的. The Act allows a copy charge of .10每 page for letter and legal-size 文档
and actual copy charges for all other 文档. A charge for stat storage media and
还将对工作人员在搜索中使用的时间收费. The staff charge
基于最低工资的员工是否有资格搜索，编辑和组装
文档.
遵守《十大正规网投平台》的时间因素有多重要?
至关重要的是，任何单位收到请求的记录立即通知
Open Records Manager. 为期三天的时间从学院成立之日起计算
接收请求，而不是当单元将请求转发给开放记录管理器时.
各部门负责人有责任确保这一通知没有延误
to the Open Records Manager. 违规者可被处以1,000美元的民事罚款
这条法律.
请联系办公室主任/法律顾问，公开记录经理，电话:478-289-2165或 cpattersonFREEOMNIUPDATE for more information.
