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Approved by President’s Cabinet 2/1/2022; 3/28/23; 5/2/23

概述

本声明阐述了管理机构、政策、法规和程序 十大正规网赌平台(EGSC)员工的公务旅行.

一般的指导方针

十大正规网赌平台的评议委员会负责旅行 大学系统的政策.  政策和程序包含在 校董会业务程序手册第4节.  国家审计署 以及计划和预算办公室负责建立全州旅行 规定.  这一责任是通过House分配给这些组织的 第293号法案，在2005年立法会议期间通过成为法律 是啊.C.G.A. 50-5B-5).

本规例旨在: 提倡政府经济高效，公平对待员工 公平.  《十大正规网投平台》旨在为组织提供 并提供有关州内和 州外旅行.  所有机构都必须遵守所列出的最低准则 in the Statewide 旅行 规定; however, agencies are also authorized to establish 提供与旅行有关的更明确限制/指导方针的政策 如果机构认为这些政策是必要的.  机构没有被授权 制定比《十大正规网投平台》更宽松的政策. 

全州旅行政策如下:  http://sao.georgia.gov/state-Travel-policy

EGSC不参与该州的Team Works旅行系统.  (Non-TTE机构).  差旅费报销程序由内部处理，概述如下. 旅行政策中规定的政策和程序适用于报销 除非赞助协议另有规定，否则从国家基金和赞助基金中提取.

旅行授权 必须 获得 之前 去旅行. 旅行要视资金情况而定.  员工是 需要出差的，有权报销合理的、必要的和允许的费用 费用.  因个人喜好或便利而产生的额外费用 这是员工的责任吗. 十大正规网投平台旅行政策和程序的问题 ，请致电478-289-2053向香港邮政总商会应付帐务办事处查询.  在这种情况下 十大正规网投平台可报销费用的纠纷，商务事务副总裁 将对允许的费用做出最终决定吗.

第一章. 定义

    1. 机构 -政府的任何部门、委员会、委员会或其他组织单位 受本州旅行条例的约束吗.
    2. 大学- 具体来说,EGSC
    3. 问责制, 意味着员工有责任准确地核算他们的差旅费用.  所有员工将确保以最有效和最经济的方式进行旅行 的方式.
    4. 商业运输 —任何有偿向公众提供人员或货物运输的实体.
    5. 通勤英里 -从雇员住所出发，定期(通常是每天)行驶的里程数 到与在该住所以外进行的工作最频繁相关的地点 (通常,总部).  这应该是一个不变的标准距离 从一个报销请求到下一个.
    6. 县、市消费税 (也称为“占用税”)酒店/汽车旅馆收取的地方税 住宿.  这种税与州销售税是分开的.
    7. 员工旅行费用表 -用来报销大学员工差旅费的会计电子文件 因公务发生的.
    8. 联邦每日津贴 -允许给有旅行身份的联邦雇员的最高报销额.  可用的费率仅包括美国大陆内的地点.  为非连续的美国地区设立了单独的每日津贴限额.S. 和外国 旅行.
    9. 〇旅客 是指非乔治亚州雇员的旅客
    10. 住宿, 指为…提供住宿的饭店、汽车旅馆、客栈、公寓或类似实体 公众的报酬
    11. 杂项差旅费- 大学职员在旅行时发生的必要和合理的费用 出差.  这个术语不适用于膳食、住宿、里程或交通 成本.
    12. 官方站 -指雇员被永久分配的实际工作地点
    13. 车队车辆 -指大学拥有的车辆
    14. 州外旅行 -是指雇员从乔治亚州的一个原籍点旅行到另一个地方 目的地在另一个州，然后返回.  使用州外旅行费率 所有目的地在乔治亚州以外的旅行.
    15. 个人机动车辆 -雇员拥有或租用供个人使用的机动车辆.  个人 机动车辆包括汽车、飞机和摩托车.
    16. 每日津贴 -指雇员每天可获发还的最高伙食津贴.  这笔款项不是实际发生的费用的报销.  不需要收据 为每日膳食金额. 
    17. 出发地点- 开始位置，用于计算个人车辆的州用里程. 
    18. 旅行之前 -十大正规网赌平台支付给酒店/汽车旅馆和/或的任何预付款 航空公司为员工支付未来计划发生的旅行费用 旅行.
    19. 旅行的例外 -一般不允许报销差旅费用的书面授权 根据《全州旅行条例.
    20. 差旅费用 -餐费、住宿费、路费、交通费和杂费.
    21. 差旅管理公司 -国家签约旅行社
    22. 旅行状况- 在他/她的主要工作站上从事国家公务的个人. 开始时间定义为直接出发点(从住所或小学) 工作站)到备用工作地点，结束时间是直接返回点 到其住所或主要工作单位.

第二章. 授权程序

授权程序总则

员工在工作期间发生的合理差旅费用可以报销 十大正规网投平台大学的官方事务.  以这些旅行中列出的规定为准 规定，允许员工报销以下相关费用 经批准的员工旅行:

    • 与过夜住宿有关的饭菜.
    • 住宿费用.
    • 使用个人机动车辆的里程.
    • Transportation 费用, including parking and toll 费用; and
    • 与旅行有关的某些杂项费用.

十大正规网投平台差旅费报销的具体政策，以及费用报销 以下章节概述了限制和所需的文档.

旅行授权书

因工作需要出差并有资格报销差旅费的员工 是否应获得部门主管或其他指定官员的授权 在开始旅行之前.  旅行授权 即使不涉及学院费用，也需要在旅行前申请.  授权有效地将旅行确定为公务旅行.

预计旅行者将坚持维持生计的水平和合理的膳食 住宿费. 请参阅膳食津贴及住宿部分 特定限制政策.

A 旅行申请表格 由要求旅行的人完成，并得到相应主管的批准; 然后转到商业事务部-舰队. 必须有批准的旅行申请表 在预付费登记、酒店预订之前，在商务事务部门存档; 或车队车辆分配(请参阅第5章有关车辆的信息). 

常备旅行授权

常备旅行许可允许本地商务旅行，不需要 每次旅行必须提交旅行许可.  本地旅游被定义为乔治亚州内的一日游.  常备旅行许可不包括过夜或出州旅行. (例外:  当天前往南卡罗莱纳参加与EGSC相关的活动 十大正规网投平台). 主管可能需要所有旅行的标准旅行许可.  常备旅行授权必须填写、批准并提交给商务部门 事务 之前 到出发日期.  长期授权必须在开始时更新 每个财政年度的.

第三章. 每日膳食津贴

一般来说，过夜的餐费是按日报销的(不是实际费用) 在旅行者的主工作站以外的官方商务旅行.

每日州内旅行费率 包括餐费、税费和小费. (杂费不包括在内.) 目前的乔治亚州每日餐费可参考州旅游政策 在第一页. 

州内过夜旅行

在乔治亚州境内旅行的旅客有资格获得每天50美元的津贴 金额足以支付每天三(3)餐的费用. 每个标准有一个 乔治亚州所有城市的每日津贴. 杂费不包括在每日收费内 吴廷琰率. 在“本州”过夜的旅客有资格获得总额的75% 在旅行的第一天和最后一天按日收费.

州外过夜旅行

在“州外”过夜旅行的员工通常有资格获得每日津贴 旨在支付以旅行身份每天三餐的费用 除了 出发日和返回日.

旅客在第一次入住时可享受每日总费率的75% 也是旅行的最后一天. 因此，出发时间和返回时间为 当与过夜有关时，不考虑计算每日膳食 旅行.

当员工在外州旅行时提供餐食时 在旅行出发日或回程日，每日全餐补偿率为 在75%的比例后减少所提供的餐量.

对于涉及多个旅游目的地的旅行，按每日津贴扣减 实际情况如下:

出发日:你在哪里过夜.

返回日:在返回住所或基地之前，你在哪里过夜 工作站.

提醒一下，出发时间和返回时间不考虑 计算与过夜旅行相关的每日餐费.

与过夜旅行无关的食物

EGSC 不 在非过夜旅行期间提供每日膳食，因为美国国税局的应税补偿 影响.

休假期间的伙食费

以旅行身份休年假的员工无权领取 休假期间任何一餐每日津贴.

有关膳食的文件

按日收费时，不需要饭费收据.  包括所有餐费 作为会议注册费等的一部分.，应在费用单上注明. 

第四章. 住宿费用

住宿费用的一般指引

旅行者应该综合考虑，选择最便宜的选项 靠近业务目的地和人身安全.  旅行者还是旅行 安排人必须询问政府提供的价格，或会议住宿 “费率”，并选择最低可用费率.  当酒店或汽车旅馆是会议 或会议现场，报销将限于会议费率，如果有的话.

报销仅限于实际费用的住宿费用，以合理为基础 利率.  所有住宿索赔必须由酒店/汽车旅馆的收据证明 收费细目.  此外，住宿必须在酒店或汽车旅馆提供 公共住所:向公众提供的住所，而不是私人住宅.

从他们的家庭办公室，住所或总部旅行超过50英里的员工 批准过夜旅行的住宿费是否可获发还. 

不允许额外收费的升级房间住宿.  一个免费 费用报告上应注明升级.  强制性度假村费用可报销 作为住宿费用.

如果员工因公务离开总部请年假， 年假期间不得住宿.

员工职责

过夜的员工有责任确保最合理的住宿 得到速率.  要做到这一点，员工应该:

    • 只要可行，就提前预定。
    • 使用最低价格的住宿;
    • 避免“豪华”酒店和汽车旅馆
    • 尽可能获取公司/政府税率.

旅客不应预订不可退款的房价或需要押金的房价，除非 会议住宿要求.  这是旅客或安排人的责任 了解确认房间的取消规则.  缺席的指控和处罚 如果旅客没有在规定的时间内取消预订，费用将不予退还吗 time.  Nonrefundable 利率 cannot be changed or 取消了; therefore, the 旅行er 是否接受不可报销的取消费用的风险.

如果已尽一切努力，但仍需收费，则应作出解释 在提交差旅费用报销报告时必须提供哪些信息.  所有例外情况必须经商务副总裁批准.

乔治亚州的“绿色酒店”项目

乔治亚州自然资源部已经制定了一个项目来识别和 对正在采取重大措施减少需求的住宿物业进行认证 格鲁吉亚的自然资源和良好的企业公民行为. 这些认证 “绿色酒店”符合严格的环境管理和运营标准 效率. 通过使用毒性较小的清洁和保养化学品，这些酒店提供 为客人和员工提供更健康的环境.

在公务旅行和主持会议时，政府雇员受到鼓励 寻找机会支持这些具有成本竞争力的物业. 当前的 认证物业名单可于以下网址查阅: http://certified.greenseal.org/facilities/Facilities/Hospitality+Properties

在格鲁吉亚境外过夜旅行的住宿费用报销

乔治亚州以外的酒店/汽车旅馆的住宿费用可能超过合理的最高限额 本政策规定的费率.  员工在州外旅行时应参考联邦政府 以确定美国的高成本地区，并确定 更高的费用是否合理.  联邦政府公布的利率， 然而，应该只作为一个指南.  与旅行相关的住宿费 到乔治亚州以外的高成本地区应该得到商务副总统的批准 负责教职员事务或负责教职员学术及学生事务的副校长 旅行前.

与会议或研讨会有关的住宿

前往会议或会议地点的员工将被限制在 如有，可报销会议费用. 更高的利率可能只是合理的 当酒店和会议地点之间避免了过多的交通费用 旅人.

半径50英里内住宿授权书

有时，代理商需要赞助会议、贸易展览和其他活动 需要人员在活动现场工作的功能.  有时也会有代理机构 赞助要求一组员工出席非现场的员工务虚会 位置.  在许多情况下，参与这些活动的员工居住或工作 离预定的活动地点不到50英里.

商务副总裁有权批准过夜旅行 对于从事上述活动的雇员，只要 受影响的员工被要求在现场进行以下业务活动 一天.  除了住宿，受影响的员工还可以报销餐费和里程费 根据《十大正规网投平台》的规定. 授权 对于此类旅行，必须在预定的活动之前收到.

各机构必须保存所有获得旅行身份的人员的记录 根据这项规定. 这些记录必须保存在一个中央档案中，并且必须包括 根据本规定获准旅行的所有人员的姓名、日期 事件，事件的目的，被批准的个人的责任 申请旅行身份，以及副总统的书面和签字授权 商业事务. 此类旅行必须事先获得批准 预定的事件.

这项规定只适用于会议和其他机构主办的活动 发生.  这项规定并不授权雇员要求报销旅费 对于他们正常职责的一部分的活动.  此外，这 规定不适用于被要求参加晚间会议的员工 作为他们正常职责的一部分.

共享的住宿

如果以出差身份的员工共用一个房间，将计算报销，如果 实际，按总费用的比例分摊，必须由 每个员工.  每个旅行者的旅行费用报表都应注明姓名 和他同住一个房间的旅行者.

有旅行身份的大学员工由非学院的人陪同 处于旅行状态的员工，该员工仅有权在单次报销 房费.

与住宿费用相关的税收

县或市消费税: 州和地方政府官员及在州内旅行的公务人员 企业免缴住宿(“酒店/汽车旅馆”)的县或市消费税。 或占用税)[OCGA 48 -13-51 (H)(3)]，无论支付方式是什么 使用. (这项豁免不适用于住在州外酒店/汽车旅馆的旅客.) 旅行者必须能够提供适当的身份证件来证明他们的工作 作为一名大学员工.

旅客须提交酒店消费税豁免表格副本.  A 表格副本载于 http://myegsc.ngskmc-eis.net/pages/business-affairs 在离开 & 旅行. 如果旅馆在办理入住手续时拒绝接受这张表格，旅客就可以 是否应该在退房前与酒店管理部门解决这个问题 逗留结束. 如果在退房前问题没有得到解决，旅客应该 缴纳税款.  旅行者在提交费用时应提供解释 报告.  雇员没有提交酒店消费税豁免表格给 酒店/汽车旅馆将导致不退还给员工的税款.

2015年交通资金法案: 根据2015年7月1日生效的《十大正规网赌平台》，酒店 乔治亚州收费5美元.每间房每晚00美元的酒店税. 这个税收 国家雇员没有免税吗.  有些酒店会收取“度假”或其他费用 费用.  这些费用不免税，将作为符合条件的住宿报销 费用.

乔治亚州销售税: 如果用个人资金支付住宿费用，则不免除乔治亚州销售税; 因此，员工应该纳税并寻求报销.  这是首选 付款方式.

作为因公出差的员工，住宿可享受 免除乔治亚州销售税，当使用的付款方式是 学院的检查.  免税证书在 http://myegsc.ngskmc-eis.net/pages/business-affairs 在采购 & 报销. 如果你愿意用大学支票支付，请 至少提前四周提交申请，以便有时间给供应商批准 检查加工过程.   

请假期间的住宿费

以旅行身份休年假的员工可能不报销住宿费 休假期间发生的费用.

住宿费用证明文件

每天的住宿费用，包括适用的税款，必须在员工身上逐项列出 旅行费用表.  要求报销住宿费的员工 是否需要在费用报表中提交收据.  另外，任何费用 超过本政策规定的最高合理费率的，应予解释 并须经商务副总裁批准 事务. 

第五章. 乘坐车队或私家车出行

车队或私人车辆旅行一般指引

立法机关在其2005年特别会议上通过了参议院法案1ex，修改了OCGA 50-19-7和使用个人机动车辆的里程偿还率挂钩 按美国总务管理局(GSA)规定的费率计算 根据2005年7月1日生效的《十大正规网投平台》，或 随后的修改.  这些GSA费率是基于最有利的决定 旅行方式.  可以根据节约能源来确定有利的用途; 国家的总成本(包括加班、损失的工作时间和实际运输的成本) 费用)，总旅行距离，访问点的数量和旅行者的数量.  确定“有利使用”的文件将被保留以备审核 目的.

里程补偿率包括与行动有关的所有费用 个人车辆的费用，但收费和停车费用除外，这些费用可获发还 分别.

不允许向基金或其他个人付款.  只要有可能，员工 应该尝试一起乘坐一辆车去同一个目的地吗.

员工与另一名大学员工共乘一辆车，却没有要求报销 对于行驶里程，应当在《十大正规网投平台》一栏注明 费用单，和他们一起乘车的人的名字和日期 旅行.

私人汽车

在任何情况下，员工在没有文件的情况下都不能按一级费率报销 日期在旅行之前，学校的车辆是不可用的或事先批准 由商务副总裁负责.

使用私人车辆的里程发还率

标准的每英里报销率包括汽油、油、维修和保养， 轮胎、保险、注册费、证照、折旧归属 商务行驶里程和可在国家旅游政策参考页面中找到 1.

商业里程的确定

商务里程与通勤里程: 雇员住所至雇员主要工作地点的往返里程 个人通勤费用是否有资格报销. 

住所: 雇员居住的主要地点(税基).

主工作站: 大学员工定期报到工作的地点.  员工的经理 必须有良好的判断力，并申报下列其中一个为雇员的主要工作站 (PWS).  它将用于所有适用的里程计算.

    • 总部或卫星办公室——当员工处理他/她的大部分业务时 每天在远离住所的固定办公地点工作，这个地点就是他/她的PWS.
    • 首页。 office -当雇员在他/她的主要居住地(税基)工作时 在他/她的大部分工作日，不需要前往办公室 为了执行工作职责，这样的住所被认为是PWS.

临时工作站: 远离主工作站的临时工作地点，包括会议地点; 你的工作任务实际预计会持续一年(而且确实持续了一年) 或更少.

远程办公: 当员工参加远程工作计划，并定期从他/她的工作 住所，但他/她的大部分工作日是在一个正常的非住所度过的 办公地点，非住所办公地点仍被视为员工的PWS， 即使是在员工为其居住地工作的日子.

雇员可以报销从出发地点到 旅游目的地.  如果员工从总部出发，则计算里程 从总部到目的地. 如雇员离开住所， 里程是从住所到目的地计算的， 减少了 正常的单程通勤里程.  对于返程，如果员工返回 对于总部，里程是根据到总部的距离来计算的.  如果员工返回其居住地，则根据距离计算里程 到住所， 减少了 正常的单程通勤里程. 

例外:

    • 如果旅行发生在周末或节假日，里程从点计算 离开与 no 减少正常通勤里程. 周末的定义是下午5点以后.m. 星期五 周日午夜之前.
    • 如果员工不经常出差到他/她以外的办公室(总部) 住宅(我.e.(居住地为“总部”)，要求扣除正常通勤 里程不适用. 注意:这个例外 不适用 到那些在国家远程办公政策下工作的人.

员工还可以按以下方式报销出差里程:

    • Miles跑去接更多的乘客
    • 员工为获得餐食而旅行的里程数有资格报销
    • 迈尔斯去了多个工作地点

示例1员工的正常通勤单程是15英里.  员工需要出差 到总部40英里外的工地.  员工开车到总部，然后到 远程站点，然后返回总部，然后回家.  员工的业务 行驶的英里数是80英里.

示例2员工的正常通勤单程是15英里.  员工需要出差 到总部18英里外的工地.  员工开车到总部，然后到 远程站点，然后是家，距离远程站点19英里.  员工营业里程 旅行ed are 22 miles, as follows:  from headquarters to remote site, 18 miles; from 从偏远地点到住所，19英里减去15英里单程正常通勤.

示例3员工的正常通勤单程是15英里.  员工离开家去参加 在离员工住处200英里的地方开会.  在会议结束时， 员工直接回家.  员工的营业里程为370英里 (实际行驶的400英里减去往返通勤的30英里).

示例4员工的正常通勤单程是15英里.  员工从总部请假 周一前往距离总部150英里的远程工作地点.  员工获得住宿 距离远程工作地点5英里.  员工周五返回总部.  员工的 出差里程为340英里，具体情况如下:从总部到偏远地点; 150 miles; from remote site to 住宿 on Mon一天, 5 miles; from 住宿 to remote site and back to 住宿 Tues一天 – Thurs一天, 10 miles each 一天 (30 miles); from 住宿 to remote site on 星期五, 5 miles; from remote site back to headquarters, 150 miles.

在学校事务中驾驶个人车辆时，国家承担全部责任 雇员损害和伤害的保险范围和个人豁免 可能对他人造成的影响.  州政府不为人身损害赔偿提供保险 车辆.  修理个人车辆的费用，不论是否由 旅行者的行为是不可赔偿的.

禁止里程发还

员工在下列情况下无权获得里程报销:

    • 在其居住地和其正式总部之间的旅行，或
    • 个人在旅行期间的里程数.
使用学校自有车辆

车队管理及机动车辆政策

发还停车费及过路费

出差期间发生的停车和过路费将由公司报销 大学商业.  这些费用可以报销，包括大学自备的、出租的、 和/或个人车辆.  虽然没有停车的最大限制，但员工 是否鼓励使用低成本的长期停车来降低成本. 收据 是否应保留报销单据.

所需的里程，停车和通行费的文件

所有报销里程、停车和通行费的要求都必须记录在案 在员工旅行费用表上.

个人/通勤里程被排除在外，以确定实际的国家使用里程.  员工应根据从出发地出发的最直接路线领取里程 到达目的地.  偏离最直接路线(1).e.，由于实地考察， 接送乘客等.)应在差旅费单上加以说明.  员工应该使用其他方法，如谷歌地图或MapQuest来计算 准确的里程使用，审批人应确认计算结果.

还应记录要求退还已支付的停车费和过路费 在旅行费用表上.  员工应取得并提交收据 对于这些费用.  如果无法获得收据，则应提供书面解释 应该包括在费用表上吗.

与其他员工共用车队或个人车辆而不索赔的员工 报销里程应注明与他们一起乘车的人的姓名和 旅行费用表上的旅行日期.

第六章. 乘坐出租或公共交通工具

租用或乘坐公共交通工具的一般指引

在可行的情况下，鼓励员工乘坐车队或私家车出行 具有成本效益的.  但是，当需要商业运输时，员工可以 报销所发生的费用.  员工将得到实际的报销 已发生的费用，但须采取适当步骤以取得最低费用 可能的票价或费用.

乘坐出租或公共交通工具旅行必须在旅行日期前获得批准 通过旅行申请.  批准将取决于旅行的距离 旅行时间和费用.

商业航空运输

员工应该利用商业航空运输，当它更具有成本效益 而且乘飞机比乘汽车更有效率.  在这种情况下，员工 是否可以报销航空旅行的费用，如果这些费用是 在旅行日期前批准.  选择个人出行的员工 交通工具，如果乘飞机旅行更划算，将只报销费用 到指定目的地的最低机票.

参考全州旅游政策和董事会旅游政策的指导方针 十大正规网投平台航空运输.  EGSC是一个非tte机构.

http://www.usg.edu/business_procedures_manual/section4/C1189

http://sao.georgia.gov/Travel/state-Travel-policy

取消了旅行

如果在机票签发后取消旅行，则必须保留预订 取消了.  旅客有责任仔细检查退票/换票 购买前的规则和费用. 如果在出票后取消行程， 机票预订必须在预定时间至少一小时前取消 飞行.  因取消机票预订而产生的罚款和费用 (或其他旅行预订)是机构的义务，如果员工的 旅行已提前批准，取消或更改，在 为学院的方向和方便.  如有取消或变更 是为了员工的个人利益而做出的，应该是员工的义务吗 支付罚款和费用.  

但是，如果发生事故，严重疾病，或雇员的死亡 直系亲属或其他雇员无法控制的紧急情况; 学院将有义务支付罚款和费用.

如果旅行被取消，并已购买可退款机票，请填写 联系商务事务-应付帐款.

如果旅行被取消，并且已经购买了不可退款的机票，

    • 将未使用的票连同书面的应付账款一起转交给商务事务部 说明这次旅行已被取消. (商务部将收取费用 机票费用的适当部门/预算).
    • 如果未来有计划旅行，并且机票可以用于积分，则填写旅行 申请旅行申请表，并提交给商务事务-应付帐款 还附上一张要求退还未使用过的机票的纸条.
私人飞机

参考国家旅游政策 http://sao.georgia.gov/state-Travel-policy

退款

员工不得接受机票退款，除非他们是个人 支付门票.  由学院支付的机票退款必须退还 直接到EGSC.

汽车租赁

租车应该使用时，确定它是最经济的形式 的交通工具.  国家对特定的汽车有强制性的全州范围的合同 rental vendors (Enterprise for in-state 旅行; Hertz for out of state 旅行).  员工 是否应在旅行申请表上注明他们需要租用车辆.  EGSC 采购部为员工安排租赁车辆.   

在国外租车没有规定.

批准的汽车租赁尺寸有经济型、紧凑型和中型。.  其他 车辆类型需要与业务相关的理由.  面包车或更大的SUV也可以 4人以上可租用.  可选框除外 全州范围内的卡车租赁合同，载客量不得超过12人 货车可租用.

员工在学校因公出差时租用机动车辆，可享受 State's liability policy; therefore, liability coverage should be declined when renting 机动车辆.

损失损害豁免/碰撞损害豁免(LDW/CDW)保险包括在 全州范围的合同，无需额外费用.

注意:  国家责任政策仅在雇员使用租赁物时有效 国家公务车辆.  因此，个人使用车辆， 包括允许朋友或家人乘坐租用的车辆，都是被禁止的.

要求使用租赁车辆的员工将报销购买汽油的费用 与此类车辆的业务用途有关的，提供适当的收据 包括.  租赁车辆的燃油购买不予预支. 旅行者必须拒绝汽车租赁公司提供的可选燃料 将不会得到国家的报销.

铁路旅行

雇员可以报销铁路运输的实际费用，前提是 差旅费是由部门主管事先批准的.  员工旅游 我们鼓励乘火车买尽可能低的车票.  没有全国性的 铁路运输合同.

乘坐大众交通工具、出租车或机场货车

正式具有旅行身份的员工可以报销必要的交通费 以下情况可乘巴士、的士或机场货车:

    • 在个人出发点和公共承运人出发点之间.
    • 在公共航空公司到达地点和个人住宿或会面之间 place; and
    • 在不同地点的住宿和聚会地点之间.

在可行的情况下，应利用班车服务和机场面包车; 当它成为成本最低的替代方案时.

所需费用证明文件

所有租用或乘坐公共交通工具的旅行必须在员工旅行中列明 费用的声明. 只有对实际发生的费用进行合理的报销.

需要收据来报销商业航班、火车的费用 还有租车的费用，包括购买汽油的费用. 

第七章. 杂项差旅费

公务旅行期间可报销的费用包括但不限于 致:

    • 仅提供行李搬运服务，不包括小费.
    • 商务办公费用(复印服务、邮资和耗材)
    • 与业务有关的电话、传真、互联网使用费和费用
    • /会议注册费
    • 必要时办理护照和旅游签证相关费用 出差目的
    • 与国际业务所需和/或推荐的疫苗接种相关的费用 旅行
    • 货币兑换费
    • 七(7)个日历日或以上旅行的洗衣或清洁费用
    • 合理的附带差旅费，又称杂费，单独报销 州内和州外旅行的每日费用
    • 从住宿或企业到餐馆的交通费

不可报销费用包括但不限于以下各项:

    • 机票、车费、会员卡和俱乐部会费
    • 航空公司预订/优先座位费
    • 旅行升级费(航空、铁路、汽车)
    • 酒精饮料
    • 银行对ATM机取款的收费，国际旅行除外
    • 儿童保育成本
    • 衣服或洗漱用品
    • 住所与主要工作单位之间的通勤
    • 乡村俱乐部会费
    • 与出差之前、期间或之后的假期或事假有关的费用 旅行
    • 理发和个人仪容
    • 杂费旅费包括在国际每日生活费中，但不包括在内 分开报销.
    • 7天以内的旅行所需的洗衣、清洁、熨烫费用
    • 损失损害保险当国家代理合同费率车辆可用和另一个 利用租车公司
    • 现金、预付款或飞机票丢失或被盗
    • 损失:个人资金或财产的损失或被盗
    • 丢失的行李
    • 行李或公文包
    • 旅行期间的医疗费用 (为遵守《十大正规网赌平台》，可作出例外规定
    • 迷你吧的指控
    • 电影
    • 缺席/取消费用或与酒店延迟退房相关的费用(商务除外) 或与天气有关)
    • 个人阅读材料(杂志、报纸等.)
    • 个人车辆保养(包括洗车)
    • 个人娱乐
    • 个人宠物护理
    • 娱乐费用
    • 租赁车辆保养(包括洗车)
    • 桑拿、按摩
    • 擦鞋
    • 纪念品或私人礼品
    • 小费由每日津贴支付
    • 交通罚单(违章行驶)、停车罚单、诉讼费和其他罚款
    • 旅游意外保险保费
    • TSA预检申请费，机场预检便利服务
    • 泊车服务，当有自助泊车选择时，除非有 是有效的安全理由吗?

第八章. 提前支付

预付旅费

作为一项规则，学院不预付差旅费 酒店或航空公司预订和会议或会议登记除外.  可通过获得预订确认书安排预付酒店费用 从酒店提交该文件，并提交已批准的完整的支票请求 由部门主管和/或预算经理分配给应付账款. 大学支票 准备的费用是付给酒店的吗.  这是员工的责任来确保 支票被拿到或送到他们住的旅馆.  采购协助 根据州政府制定的政策购买机票 会计办公室和校董会.  机票的预付费可能是 使用发给采购专员的国家P卡给航空公司.  这些 预付款项将被视为预付旅费，必须包括在旅费内 费用表仅供存档之用.  旅行预支将不予批准 向员工支付餐费、自购飞机票、停车费等 为租赁车辆提供燃料.

第九章. 报销程序

发还款项一般指引

旅行费用报表用于要求报销有关费用 公务旅行.  填妥的差旅费用报表必须由 部门主管.  批准旅行费用报表授权支出 超过旅行许可估计数额的资金.

对雇员的报销只包括与该个人有关的费用.  与其他个人有关的费用，无论由谁支付，都属于 没有可补偿.  不允许向朋友或其他个人付款.

负责差旅费用的审核、批准和报销 报表由主管商务的副总裁负责.   账户 应付公司尽一切努力在收到旅行帐单后的十(10)天内处理旅行帐单 收据.

国内税收服务要求

旅游者应纳税所得额中不包括的旅费报销， 国家的旅行政策必须符合美国国税局(IRS)的要求 “问责计划”.  一般来说， 全州旅行政策 以美国国税局条例作为其主要支付框架.  因此:

    • 报销金额必须合理，必须仅用于旅行，必须是 与实际发生的费用一致，并且必须在政策限制范围内. 费用 不符合政策准则的行为将由个人承担 这就产生了费用.

国家政策要求旅行者 提交 十天内的旅行费用报表，但是 不迟于45个日历日 在旅行或活动结束后.  45天之后提交的费用可能不予支付 是报销.  费用在完成后超过60个日历日提交 旅行或活动，如果得到报销，将包括在旅行者的美国国税局W-2表格中 作为应税收入.

将系统地监测费用报告，以确保符合这些IRS 规定.

所需的旅行费用证明文件

要求报销差旅费的员工需要提交他们的 使用georgifirst PeopleSoft中的费用报告向他们的部门主管索赔 金融类股. 

报销申请应包括以下信息:

    • 批准旅行申请表.
    • 任何需要的特殊批准.
    • 授权的餐费、住宿费、里程费、交通费和杂费的分项费用 费用. 批准的费用种类和允许的限额是 在第三章到第七章讨论;
    • Explanation of the purpose for the 旅行; and
    • 所使用运输方式的描述.

员工被要求在他们的差旅费用表上签名，以证明 表格上的信息是准确的.  提供虚假信息的员工 是否因虚假陈述而受到重罪的刑事处罚，哪一个是受到处罚的 罚款不超过1,000元或监禁不少于 一年不超过五年.

所有收据和已付账单必须扫描并附在费用报告上 . 员工 须提交下列开支收据:

    • 住宿、
    • 机票或火车票票价;
    • 汽车租赁;
    • 停车
    • 供应,
    • 注册费;及
    • 签证/护照的费用.

收费公路、公共交通/出租车/机场货车和通讯费用收据 ，如果可行的话.  但是，如果没有收据，员工可以 要求在差旅费用报表中说明费用.  除上述情况外，不需要饭费收据.

雇员不得在同一报销中合并州内和州外费用 form.  此外，旅行费用表上必须使用正确的“旅行类型”.

有身体和医疗状况的旅客

在商务旅行中，将考虑有疾病的旅行者的影响 具体情况具体分析.  遵守美国残疾人法案(ADA) 是强制性的.  各部门有权提供合理的便利 残障人士商务旅行期间.  所有雇员都有工资 为学院公务出差的机会均等，即使出差 残疾旅客的费用将超过通常最经济的费用 国家.  例如:

    • 当旅客使用轮椅时，有必要支付更多的机票费用 所以旅行者可以乘坐一架可以容纳轮椅的大飞机
    • 当旅行者有听力或视力障碍，并且需要支付费用时 辅助的帮助和服务使旅行者能够顺利地完成旅行 旅行目的

遵守《十大正规网赌平台》所需的额外差旅费用应记录并保存 由授权审批人提交.

审计程序

差旅费用报表可随时选择审计. 这一审查将确保 要求报销是合理的、准确的，并且只包括费用 实际上是由雇员招致的. 超出既定限度的索赔 是否会更仔细地审查，以确保解释足够合理 费用越高.  员工不应承担所有超出规定的费用 授权的限额和解释都将在差旅费用单上自动注明 批准.  最终批准权属于商务副总裁.  此外，所有必需的收据必须由旅行者保存三年 在旅行日期之后，如果没有附在费用报表上.